Extranet y banco de recursos digitales en WordPress
Extranet de banco de imágenes para la Fundación Eurecat
Desarrollo de una extranet en WordPress para la Fundación Eurecat, concebida como un banco de imágenes corporativas (foto stock) que facilita el acceso controlado a fotografías para el equipo interno, colaboradores y medios de comunicación.
Contexto
¿Cómo abordé el proyecto?
La Fundación Eurecat necesitaba centralizar su archivo fotográfico para que comunicación, proyectos y prensa pudieran acceder a imágenes actualizadas de forma segura y ordenada. La solución fue plantear una extranet en WordPress, con acceso restringido, que funcionara como un banco de imágenes interno: categorías, etiquetas, buscador, fichas detalladas y control de permisos. El proyecto se diseñó pensando en equipos no técnicos que necesitan encontrar “la foto correcta” en segundos, sin perder tiempo buscando en carpetas compartidas o pidiendo material por correo una y otra vez.
Definición del modelo de contenidos
Antes de escribir una sola línea de código, definí cómo se describiría cada imagen: categorías (áreas, proyectos, eventos), etiquetas (personas, ubicaciones, temas), campos personalizados (autor, derechos, fecha, contexto) y estados de publicación (borrador, publicada, archivada).
Extranet basada en WordPress
Utilicé WordPress como base de la extranet, aprovechando su sistema de usuarios, roles y personalización para convertirlo en un gestor de banco de imágenes adaptado a las necesidades de Eurecat.
Accesos diferenciados para equipo y prensa
Se definieron perfiles y permisos distintos para personal interno, áreas concretas y periodistas, controlando qué colecciones ve cada perfil y qué acciones puede realizar (descargar, solicitar acceso, etc.).
Búsqueda rápida y navegación por colecciones
La interfaz se planteó para que el usuario pueda localizar imágenes por área, proyecto, persona o palabra clave, combinando filtros, navegación por colecciones y un buscador central.
Proceso
Mi workflow
Entender las necesidades de comunicación y prensa
Trabajé con el equipo de comunicación para entender qué tipo de peticiones reciben (nota de prensa, dossier, eventos, proyectos específicos) y cómo gestionaban hasta entonces las imágenes, identificando fricciones y cuellos de botella.
Diseñar la experiencia de la extranet
Diseñé los flujos de uso clave: cómo entra un usuario, cómo ve las colecciones, cómo filtra por áreas y proyectos, cómo descarga imágenes, y cómo se gestionan las peticiones de acceso cuando se trata de prensa externa.
Definir taxonomías y metadatos
Definí categorías y etiquetas acordadas con la Fundación (áreas, programas, ubicaciones, tipos de evento, personas clave) para asegurar que las búsquedas fueran coherentes y sostenibles en el tiempo, y no dependieran de la memoria de quien sube las fotos.
Implementar el banco de imágenes en WordPress
Desarrollé un tipo de contenido específico para imágenes del banco, plantillas para listados y fichas, campos personalizados para derechos, créditos y contexto, y un sistema de filtros avanzados sobre WordPress.
Configurar roles y permisos de acceso
Configuré roles diferenciados para administración, equipo interno, áreas concretas y usuarios externos (prensa), asegurando que cada perfil sólo viera las imágenes relevantes y que las descargas quedaran bajo control.
Formar al equipo y preparar documentación
El proyecto se cerró con sesiones de formación para el equipo y documentación sencilla sobre cómo subir imágenes, categorizar, etiquetar, actualizar colecciones y gestionar usuarios, para que la extranet fuera sostenible sin depender del desarrollo.
Tecnologías
Stack técnico
El banco de imágenes de la Fundación Eurecat se construyó sobre WordPress con un desarrollo a medida orientado a gestión de recursos visuales y accesos controlados.
- WordPress como base de la extranet y gestor de contenidos
- Tipos de contenido y taxonomías personalizadas para imágenes y colecciones
- Campos personalizados para créditos, derechos, contexto y uso interno
- Gestión de usuarios y roles para equipo interno y prensa externa
- HTML, CSS y Javascript adaptados a una interfaz de tipo catálogo/biblioteca
FAQ
Preguntas frecuentes
¿Cuál era el objetivo principal del banco de imágenes para la Fundación Eurecat?
El objetivo principal era centralizar el archivo fotográfico de la Fundación en una plataforma única, accesible y ordenada, que evitara la dispersión en carpetas compartidas, discos externos o correos. La extranet debía permitir que comunicación, proyectos y prensa pudieran encontrar y descargar imágenes actualizadas sin depender siempre de una persona intermediaria, reduciendo tiempos de respuesta y errores a la hora de reutilizar material antiguo.
¿Por qué se optó por una extranet basada en WordPress?
WordPress ofrecía una base robusta y conocida sobre la que construir una extranet específica para banco de imágenes, combinando gestión de contenidos, usuarios y personalización. Aprovechar WordPress permitía que el equipo de comunicación, acostumbrado ya a gestionar contenidos web, tuviera una curva de aprendizaje reducida y pudiera mantener el sistema sin depender siempre de desarrollo. Al mismo tiempo, con tipos de contenido y taxonomías personalizadas, se podía adaptar WordPress a la lógica concreta de un foto stock corporativo.
¿Cómo se organizan y describen las imágenes dentro del sistema?
Las imágenes se organizan mediante categorías y etiquetas que representan áreas, programas, proyectos, eventos, personas y ubicaciones, además de campos personalizados para créditos, derechos y contexto. De este modo, una misma imagen puede pertenecer a varias colecciones (por ejemplo, un evento y un programa) y aparecer en distintas búsquedas, pero siempre con la misma ficha de referencia. Esto permite que quien busca una foto pueda filtrar por área, combinar filtros o buscar por palabras clave, reduciendo el tiempo necesario para encontrar el material adecuado.
¿Cómo se gestionan los diferentes tipos de usuarios (equipo interno y prensa)?
El sistema define varios perfiles de usuario: administración (gestiona todo el banco y los usuarios), equipo interno (acceso amplio a colecciones internas), perfiles específicos de área (acceso más acotado) y usuarios externos como periodistas o medios. Cada perfil tiene permisos ajustados: ver determinadas colecciones, descargar imágenes en determinados tamaños, solicitar acceso adicional, etc. Esto permite que la Fundación comparta material con la prensa sin exponer todo su archivo interno, manteniendo cierto control sobre qué se puede utilizar y en qué contexto.
¿Qué ventajas aporta este tipo de extranet frente a compartir imágenes por correo o en carpetas?
Frente al envío de imágenes por correo o el uso de carpetas compartidas poco estructuradas, la extranet aporta orden, trazabilidad y actualización centralizada. Cada imagen tiene una ficha única con información clara sobre contexto, créditos y posibles restricciones, lo que reduce errores en publicaciones y reutilizaciones. Además, cualquier actualización (por ejemplo, nuevas versiones, cambios de derechos o retirada de material obsoleto) se realiza una sola vez en el sistema y se refleja para todos los usuarios, evitando que circulen versiones antiguas en múltiples correos o carpetas antiguas.
¿Qué puede esperar un usuario que entra por primera vez en el banco de imágenes?
Un usuario que entra por primera vez encontrará una interfaz tipo catálogo, con colecciones y filtros claramente identificados, un buscador central y fichas de imagen con información relevante para decidir si esa fotografía le sirve o no. Desde ahí, puede descargar directamente el material al que tiene acceso o solicitar permisos adicionales si necesita otra cosa. El objetivo es que, incluso sin conocer a fondo la estructura interna de la Fundación, pueda localizar rápidamente imágenes adecuadas para notas de prensa, presentaciones o materiales de comunicación.