Plataforma de entradas para ITworldEdu

ITworldEdu es un evento centrado en la innovación en educación, que actúa como punto de encuentro entre docentes, centros educativos, empresas tecnológicas y administraciones, con el objetivo de compartir experiencias y tendencias en el uso de la tecnología en el aula y en la gestión educativa. La plataforma desarrollada en WordPress con WooCommerce se dirige a este público amplio: profesorado, equipos directivos, responsables TIC de centros, empresas proveedoras y otros perfiles interesados en la transformación digital de la educación. La web ofrece información sobre el programa, las sesiones, los ponentes y las temáticas de cada edición, y facilita el proceso de inscripción mediante un sistema de entradas gestionadas como productos dentro del propio sitio. De este modo, quienes participan en ITworldEdu pueden conocer la propuesta de cada año y formalizar su asistencia desde una misma plataforma.

La migración desde Drupal a WordPress fue el primer gran paso del proyecto. El sitio del evento se encontraba originalmente en Drupal, con varias ediciones acumuladas y una estructura que necesitaba adaptarse a nuevas necesidades de gestión e integración con sistemas como WooCommerce. Migrar a WordPress permitió simplificar la administración de contenidos, alinearse con otras iniciativas digitales de Eurecat basadas en esta tecnología y facilitar la incorporación de un módulo de ecommerce para la gestión de entradas. El proceso de migración incluyó el análisis de contenidos existentes, la identificación de qué debía conservarse (por ejemplo, información de ediciones anteriores) y la adaptación de rutas y estructuras para minimizar el impacto sobre usuarios y buscadores. A partir de esa nueva base, se implantó la capa de WooCommerce que permitiría la venta de entradas en las ediciones posteriores.

WooCommerce se configuró para que cada tipo de entrada de ITworldEdu funcionara como un producto dentro del sistema. Esto permitió definir distintas modalidades (entrada general, entrada para determinados colectivos, posibles descuentos, etc.), asociar aforos y controlar disponibilidad por edición. El flujo de compra se adaptó para recoger la información necesaria de los asistentes, integrando formularios que permitieran identificar a cada participante y, en su caso, asociar la entrada a una organización o centro educativo. La integración de pasarelas de pago y la configuración de correos de confirmación se trabajaron para que el proceso resultara claro para perfiles no necesariamente habituados a comprar online, como parte del público educativo. En conjunto, WooCommerce actuó como motor de gestión de entradas, mientras que WordPress se encargó de la narrativa y la información del evento.

El hecho de trabajar con una misma plataforma durante tres ediciones consecutivas permitió iterar y mejorar la experiencia año tras año. En 2017, el foco estuvo en consolidar la migración desde Drupal y asegurar que la venta de entradas funcionara de forma estable. Para las ediciones de 2018 y 2019, se fueron introduciendo mejoras en la organización del contenido (por ejemplo, formas más claras de presentar el programa y las sesiones), ajustes en los formularios de inscripción, posibles nuevas modalidades de entrada y refinamientos en el flujo de compra para reducir fricción. También se optimizaron aspectos de rendimiento y se cuidó que la estructura permitiera archivar cada edición de forma ordenada, para que la web actuara tanto como herramienta de trabajo en activo como archivo de las ediciones pasadas. Esta evolución gradual forma parte del valor del proyecto, al demostrar que la plataforma estaba pensada para durar y no solo para una única edición.

El público de ITworldEdu es muy diverso: docentes, equipos directivos, personas del ámbito técnico, responsables de administraciones y profesionales de empresas tecnológicas. La experiencia de usuario se diseñó para ser clara y accesible incluso para quienes no están acostumbrados a comprar entradas online. Se cuidó que el acceso a la información esencial —fechas, ubicación, programa, tipos de entrada— estuviera a pocos clics de distancia. El proceso de inscripción se planteó con formularios directos y textos que explican cada paso sin tecnicismos. Además, se prestó atención a la versión móvil, ya que muchas personas consultan la información de eventos desde sus teléfonos. El objetivo era reducir barreras de entrada y hacer que la plataforma fuera una ayuda, no un obstáculo, para participar en ITworldEdu.

Para Eurecat, disponer de una plataforma en WordPress con WooCommerce aportó varios beneficios. En primer lugar, centralizó la gestión de contenidos y entradas en una herramienta que el equipo podía aprender a utilizar con relativa facilidad, sin depender continuamente de desarrollo externo para cambios básicos. En segundo lugar, permitió reutilizar la misma base para varias ediciones, reduciendo tiempos y costes de despliegue cada año. En tercer lugar, facilitó la integración con otras iniciativas digitales y con la propia estrategia de comunicación y formación de la fundación. Finalmente, la plataforma reforzó la imagen de ITworldEdu como evento profesionalizado, con una web a la altura de su ambición como foro de innovación educativa, y ofreció un camino de evolución futura en caso de querer incorporar nuevas funciones, como áreas privadas, materiales post-evento o estadísticas de participación.

Una persona o institución que se inscribe en ITworldEdu a través de esta plataforma puede esperar un proceso de registro claro, estructurado y alineado con un evento de referencia en innovación educativa. Desde la web, puede revisar el programa, identificar las temáticas que más le interesan, conocer quién organiza y apoya el evento (Eurecat, AMETIC y otros actores del ecosistema) y, finalmente, seleccionar el tipo de entrada que mejor encaja con su situación. Una vez completado el proceso, recibe confirmaciones y comunicaciones que le permiten preparar su asistencia. La sensación que se busca transmitir es la de un evento serio, bien organizado y técnicamente sólido, donde la tecnología no solo se discute en las sesiones, sino que también se utiliza para mejorar la experiencia de quienes participan.